Comme tout organisme, les districts scolaires ont besoin de communications internes efficaces pour bâtir des communautés et réaliser leurs objectifs stratégiques. Ayant de différentes écoles, trop de contributeurs et des solutions internes inefficaces, il peut être extrêmement difficile pour les districts scolaires d’interpeller leur personnel. Chez Rally, nous avons vu ces défis comme une occasion de créer une plateforme de communications unifiée qui pourrait révolutionner les communications internes pour les districts scolaires. Nous présentons ici cinq principes que nous avons intégrés à notre système afin qu’il soit aussi percutant que possible, et comment vous pouvez utiliser ces mêmes principes pour améliorer votre système de communication interne.

Le rapport Gallagher State of the Sector 2022/23 découle d’un sondage effectué auprès de plus de 2 000 organismes du monde entier. Les résultats ont révélé des défis communs à tous ces différents organismes, notamment :

  • « Manque de temps et de capacité au sein de mon équipe (34 %)
  • Employés désengagés (30 %)
  • Défis et technologie interne pas adaptée au but visé (22 %)
  • Absence d’analytique ou de mesure (22 %) » (p. 14, traduction libre).

Cela vous est familier? Comme le démontre le Rapport Gallagher, ces enjeux sont communs à une gamme d’organismes : nous nous sommes demandé pourquoi – et ce que nous pouvions faire pour continuer à prêter soutien à nos partenaires en éducation.

Lorsque nous avons interrogé nos partenaires au sujet de leurs communications internes, les choses sont devenues un peu plus claires : les districts étaient débordés de documents, d’une trop grande quantité de différents contributeurs et réseaux et d’un manque de personnalisation, le tout menant à un système de communication interne incongru et sans cohérence. Les divers départements avaient leurs propres systèmes et il n’y avait aucun moyen de savoir si les messages internes étaient reçus. Le personnel était débordé, devant chercher de l’information dans trop d’endroits différents, trier parmi les versions différentes des mêmes documents et même lire des communications sans rapport avec leur poste. Au lieu d’avoir une seule solution, les districts scolaires utilisaient différents outils plus modestes pour tenter de parvenir au même effet, de sorte que le personnel avait plus de choses à surveiller. Il est facile de comprendre à quel point il serait difficile pour le personnel de s’imprégner d’un système si désorganisé.

Nous étions étonnés de découvrir une telle lacune dans le marché – puis ravis. Il s’agissait pour nous d’une autre occasion de bâtir de toute pièce la solution parfaite. Après tout, depuis la COVID-19 et la Grande Démission, le personnel s’attend à mieux de la part de leur employeur. Comme l’affirme le Rapport Gallagher, « la nécessité de façonner une culture et de créer un sentiment d’appartenance est désormais beaucoup plus répandue » (p. 6, traduction libre). Nous avons donc conçu et développé StaffConnect, notre solution intranet unifiée qui vise à renforcer les communications internes, spécialement pour les districts scolaires. Connaissant les défis auxquels nos partenaires étaient confrontés, nous avons catégorisé par ordre de priorité cinq concepts de base propres aux communications internes fructueuses : personnel, central, simple, sécurisé et mesurable.

Personnel

L’engagement du personnel est l’un des plus grands défis des districts scolaires et parmi ceux relevés dans le Rapport Gallagher. Si les communications et les ressources n’ont aucun rapport avec le poste d’un employé, il/elle ne s’y intéressera pas. Trop souvent, les systèmes de communication interne n’offrent pas une expérience personnelle aux utilisateurs. Bien que vous puissiez certainement trier les contenus en fonction du département, cela n’empêchera pas nécessairement l’apparition de rapports de TI dans le cadre d’une recherche sur les ressources informatiques liées aux programmes d’enseignement. En présence de trop d’information non pertinente pour le membre du personnel, il/elle devient frustré(e). Pire encore, l’employé peut se sentir invisible aux yeux de l’organisme et conclure que ses contributions passent inaperçues.

Assurez-vous que vos communications internes soient personnelles. Si votre district utilise un répertoire Google ou Microsoft, vous pouvez vous servir d’un outil pour tirer profit des renseignements sur le personnel stockés dans le répertoire. Le personnel est classé selon des catégories d’emploi et un outil tel que StaffConnect peut exploiter cette information pour veiller à ce que les employés ne voient que l’information liée à ces catégories d’emploi établies. Une telle segmentation, connue sous le nom « diffusion de contenu en fonction de l’identité », fait en sorte que le personnel enseignant a accès aux ressources pédagogiques, mais pas les professionnels de l’administration. Utilisez la diffusion de contenu en fonction de l’identité pour vous assurer que les employés ne voient que les ressources et les pages en lien avec leur poste. En plus de simplifier leur expérience, cela démontre que votre organisme comprend et tient à cœur leur travail. Le personnel peut-il ajouter son propre contenu et ressources? Si les employés peuvent ajouter leurs propres signets et personnaliser le système, ils seront plus susceptibles de l’utiliser.

Central

Rien n’est plus frustrant que de fouiller parmi des courriels, de tenter de trouver un lien ou de vous rendre compte que vous avez oublié de mettre une page en signet, puis d’essayer de vous souvenir comment naviguer un site Web peu convivial. Si les ressources et les documents sont éparpillés dans différents sites Web, courriels et fichiers, il est difficile pour les employés de trouver ce qu’ils cherchent et encore pire s’ils doivent créer un nouveau compte et se souvenir d’un autre nom d’utilisateur et mot de passe. Ces étapes sont encombrantes et ont un impact sur l’expérience utilisateur des employés : en autre mots, ils n’utiliseront pas le système.

Créez un endroit où tout partager avec les employés : les nouvelles portant sur l’organisme, documents, calendriers, ressources, liens externes et internes et même des pages entières de contenu. En plaçant le contenu et les ressources en un endroit, il est plus facile pour les employés de trouver les informations importantes, créant ainsi une meilleure expérience utilisateur et un endroit où les employés voudront retourner. Ils ne se sentiront pas débordés en tentant de naviguer des douzaines de fichiers distincts ou de versions de documents. Organisez les ressources dans l’endroit central et veillez à ce qu’il soit facile à naviguer et muni d’un bon outil de recherche.

Simple

L’un des thèmes fréquemment mentionnés par les districts scolaires était que leurs systèmes étaient hors de contrôle : trop de contributeurs, trop de variété entre les départements et trop de contenu à trier. Passez en revue les ressources dans votre système et voyez si elles peuvent être mieux organisées ou regroupées pour en simplifier l’utilisation. Un système complexe met sur l’utilisateur le fardeau de faire le tri parmi la quantité d’information. Or, personne n’aime un système peu convivial. La création d’un système de communication interne personnel et centralisé supprimera les informations redondantes et simplifiera le processus pour vos employés. Ils seront ainsi plus susceptibles de se sentir interpellés par vos efforts en matière de communication interne.

Et qu’en est-il de l’entretien et de l’utilisation du système proprement dit? Il devrait être facile pour les administrateurs d’ajouter du contenu ou de l’actualiser et de le partager avec les bonnes personnes. S’il est trop technique, il ne sera pas régulièrement actualisé ou utilisé. Comment réussirez-vous alors à inciter le personnel à l’utiliser? Pensez à comment l’infrastructure facilitera l’utilisation, qu’il s’agisse d’ajouter des événements au calendrier, d’actualiser les liens ou de remplacer les documents. Pouvez-vous partager l’information avec tout le monde d’un seul coup? Devez-vous réexpédier le contenu aux différents groupes d’utilisateurs? Peut-il être intégré à vos sites Web publics afin de partager l’information avec des auditoires internes et externes en même temps?

Sécurisé

Qui peut accéder à votre système interne? Les ressources pour le personnel aboutissent-elles parfois sur votre site Web public, simplement parce qu’il s’agit du seul endroit central où les stocker? Les contenus destinés au personnel doivent être conservés de manière sécuritaire, idéalement grâce à l’authentification multi-facteurs. Si votre personnalisation peut être combinée à des groupes de données dans Microsoft ou Google, encore mieux. Ces couches supplémentaires font en sorte ce que les informations sensibles soient limitées aux bonnes personnes. Il n’est pas nécessaire que la totalité du contenu relatif au personnel soit à la disposition de tous les employés, ni ne doit-elle l’être. 

Mesurable

Comment savez-vous que vous rejoignez bel et bien les gens? Quelles métriques et analyses pouvez-vous recueillir à partir de votre système? Vérifiez si vous pouvez faire le suivi des pages vues, des clics sur les liens ou des téléchargements afin de voir quelles ressources sont utilisées par le personnel. Les métriques sont utiles pour orienter votre stratégie de communication interne et rehausser l’engagement. Sans données, il est difficile de savoir ce qui a la faveur de vos auditoires internes.

Tel que nous le rappelle le Rapport Gallagher : « la portée des communications internes poursuit son expansion dans tous les domaines de la culture et du bien-être organisationnels et de l’expérience de l’employé » (p. 3, traduction libre). Pour les districts scolaires, la communication interne est indispensable pour instaurer la confiance organisationnelle et réaliser les objectifs stratégiques. Néanmoins, les communications internes impersonnelles et maladroites souvent utilisées dans les communications internes font qu’il est difficile de mousser la participation du personnel.

Si vous souhaitez améliorer vos communications internes en cette nouvelle année scolaire, commencez par faire un audit de votre système actuel. Évaluez sa facilité d’utilisation, à la fois pour le personnel et les administrateurs. Est-il doté des caractéristiques et des fonctionnalités voulues pour interpeller les employés personnellement? Est-il facile à utiliser et sécurisé? Propose-t-il des métriques vous permettant d’améliorer votre stratégie? Songez aux obstacles dans le système que les utilisateurs doivent surmonter et à comment vous pourriez améliorer ou modifier l’infrastructure pour faire progresser davantage les communications internes.